Politique de protection des renseignements personnels et politique de confidentialité
1. Contexte
Conservation des vallons de la Serpentine (CVS) est une personne morale sans but lucratif, enregistrée sous la loi fédérale, qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.
La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont CVS les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit. Elle vise aussi à informer toute personne intéressée sur la manière dont CVS traite les renseignements personnels.
2. Application et définitions
Cette politique s’applique à CVS, ce qui inclut notamment ses dirigeants, consultants, bénévoles, ainsi que toute personne qui fournit des services pour le compte de CVS. Elle s’applique également au site internet de CVS, ainsi qu’à tous les sites internet et les outils contrôlés et maintenus par CVS.
Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par CVS, que ce soit les renseignements de ses consultants, ses partenaires, ses donateurs, ses membres, ses bénévoles ou toute autre personne (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre).
Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse résidentielle, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre, de l’origine ethnique, de la langue, etc.
Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée. Par exemple, on pense aux renseignements concernant l’état de santé, aux renseignements bancaires ou fiscaux, aux renseignements biométriques, à l’orientation sexuelle, l’origine ethnique, les opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.
De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne comme le nom, le titre, les adresses professionnelles ou le numéro de téléphone au travail ne constituent pas des renseignements personnels. Plus particulièrement, et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise.
Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.
3. Collecte, utilisation et communication
Dans le cadre de ses activités, CVS peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins.
CVS informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.
CVS applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :
3.1 Consentement
De façon générale, CVS collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées. Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels.
Normalement, CVS doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, CVS peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où CVS peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.
3.2 Collecte
Dans tous les cas, CVS ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’aux renseignements nécessaires pour remplir l’objectif visé.
Veuillez noter que les services et programmes de CVS ne visent pas les personnes mineures, et de façon plus générale, CVS n’obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs (dans ces cas, les renseignements ne peuvent être recueillis auprès de lui sans le consentement d’un parent ou tuteur).
3.3 Collecte auprès de tiers
CVS peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, CVS demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés à CVS.
Dans certaines situations, CVS peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime de le faire, par exemple si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile ou si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.
Également, CVS peut recueillir des renseignements personnels, indirectement, en ayant notamment recours à Mailchimp ou Zeffy.
Mailchimp et Zeffy disposent de leurs propres conditions et de leur propre politique de confidentialité, qu’il est possible de consulter pour plus d’informations.
Cette collecte par l’entremise de tiers peut s’avérer nécessaire pour recourir à certains services ou programmes, ou pour autrement faire affaire avec CVS. Lorsque requis, CVS recueillera le consentement de la personne au moment opportun.
3.4 Détention et utilisation
CVS veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation. CVS ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte.
Dès que CVS veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible.
Cependant, dans certains cas prévus par la loi, CVS peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, par exemple : Lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne; lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude; lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.
3.5 Accès limité
CVS doit mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux personnes au sein de l’organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. CVS demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.
3.6 Communication
Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, CVS obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, CVS devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement.
Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants: CVS peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion.
Des renseignements personnels pourront être transmis à ses fournisseurs de services à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des organisateurs d’événements, des sous-traitants de CVS désignés pour l’exécution de mandats dans les programmes administrés par CVS et des fournisseurs de services infonuagiques.
Dans ces cas, CVS doit avoir des contrats écrits avec ces fournisseurs qui indiquent les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration.
De plus, ces contrats doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser le responsable de la protection des renseignements personnels de CVS (indiqué dans la présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.
Si cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale, CVS pourrait également communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi.
3.7 Communication à l’extérieur du Québec
Il est possible que les renseignements personnels détenus par CVS soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque CVS a recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs se situent hors Québec ou lorsque CVS fait affaire avec des sous-traitants ou partenaires financiers situés en dehors de la province.
3.8 Informations supplémentaires sur les technologies utilisées
3.8.1 Utilisation de témoins de connexion
Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.
Les sites internet contrôlés par CVS utilisent des témoins de connexion notamment :
Pour mémoriser les réglages et préférences des visiteurs, par exemple pour le choix de la langue et pour permettre le suivi de la session courante.
À des fins statistiques pour connaître le comportement des visiteurs, le contenu consulté et permettre l’amélioration du site internet.
Les sites internet contrôlés par CVS utilisent les types de témoins suivants :
Témoins de session: Il s’agit de témoins temporaires qui sont gardés en mémoire pour la durée de la visite du site internet seulement.
Témoins persistants: Ils sont gardés sur l’ordinateur jusqu’à ce qu’ils expirent et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du site.
Certains témoins de connexion pourront être désactivés par défaut et les visiteurs pourront choisir d’activer ces fonctions ou non, lors de la consultation des sites internet de CVS.
Il est également possible d’activer et de désactiver l’utilisation des témoins de connexion en changeant les préférences dans les paramètres du navigateur utilisé.
3.8.2 Autres moyens technologiques utilisés
CVS recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par CVS (par exemple, son formulaire de contact, son formulaire pour s’inscrire à l’infolettre et aux différentes activités organisées par l’organisme), des questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires (p. ex. Microsoft Forms).
Si CVS recueille des renseignements personnels en offrant un produit ou un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, CVS doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).
4. Conservation et destruction des renseignements personnels
Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, CVS ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.
Les renseignements personnels utiles à la prise de décisions, doivent être conservés durant une période d’au moins un an suivant la décision en question ou sept années après la fin de l’année fiscale où la décision a été prise si celle-ci a des incidences fiscales.
À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, CVS s’assurera de les détruire ou de les anonymiser (c’est-à-dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels) pour les utiliser à des fins sérieuses et légitimes.
La destruction de renseignements par CVS doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.
Exemple de conservation et destruction des données :
Actes notariés: Conserver à perpétuité (numériser et mettre sous clé)
Informations sur les donateurs: Conserver pour un minimum de 7 ans (numériser si désiré et mettre sous clé)
Documents gouvernementaux ou financiers: Conserver pour un minimum de 7 ans (numériser si désiré et mettre sous clé)
5. Responsabilités de CVS
De manière générale, CVS est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de CVS est désigné par le conseil d’administration. Il ou elle doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels.
Le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée.
En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, le président ou la présidente de CVS assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.
Les membres de CVS ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.
Les rôles et les responsabilités des membres de CVS tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de CVS à cet égard, le cas échéant.
6. Sécurité des données
CVS s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements.
Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section 2) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé.
Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès limité aux renseignements personnels, CVS doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les membres qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.
7. Droits d’accès, de rectification et de retrait du consentement
Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de CVS, à l’adresse courriel indiquée à la section 9.
Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par CVS et en demander la correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de CVS doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours suivants la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.
Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.
Elles peuvent également demander à CVS quels sont les renseignements personnels les concernant détenus par l’organisme, les catégories de personnes chez CVS qui y ont accès et leur durée de conservation.
8. Processus de traitement des plaintes
8.1 Réception
Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par CVS doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de CVS, à l’adresse courriel indiquée à la section 9.
L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par CVS. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.
8.2 Traitement
CVS s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.
Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de CVS pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par CVS est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.
Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.
CVS doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.
Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.
Toutefois, CVS invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par CVS.
9. Approbation
La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de CVS, dont les coordonnées sont les suivantes :
Madeleine Roy
465 chemin Bellevue, Bolton-Est, QC, J0E 1G0
Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.
10. Publication et modifications
La portion de la présente politique, s’adressant au grand public, est publiée sur le site internet de CVS.
Cette politique est également diffusée aux membres du conseil d’administration et par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.
CVS doit également faire de même pour toutes les modifications à la présente politique, lesquelles devront également faire l’objet d’un avis pour en informer les employés, administrateurs ou toutes personnes concernées.
*Notes : Veuillez noter que l’emploi du genre masculin a pour but d’alléger la présente politique et d’en faciliter la lecture.